Beleidsuitvoerend senior medewerker DIV
Gemeente Beekdaelen

HBO   |   Schaal 9   |   Regulier   |   Vast   |   36 uur
Solliciteer (t/m 31-10-2020)

Beleidsuitvoerend Senior medewerker

Digitale Documentaire Informatievoorziening

 

Het team Documentaire informatie voorziening (DIV) is onderdeel van de afdeling Publieksdiensten en is verantwoordelijk voor informatisering en archivering binnen onze organisatie. DIV zorgt voor het beheren, archiveren, registreren en beschikbaar stellen van documenten binnen de gemeente. Hierbij werken we zowel digitaal als analoog. De komende jaren voeren wij de transitie naar digitaal verder uit. Decos Join is daarbij ons zaaksysteem en DMS. We koppelen dat aan vakapplicaties maar eigen documentopslag daarin is ook mogelijk. We verliezen de analoge archieven natuurlijk niet uit het oog. Als fusiegemeente beschikken we nog over 3 fysieke archieven/locaties.

 

Waar kom je terecht?

In de genoemde transitie zien wij 2 soorten uitdagingen.

Ten eerste dient het team DIV zich(zelf) verder te ontwikkelen. De digitale taken moeten nog robuuster ingedeeld en uitgevoerd (gaan) worden. Denk aan organisatiebrede advisering, ondersteuning en kwaliteitscontrole- en borging. Dit moet plaatsvinden in een goede afstemming met de analoge taken. De gemeente Beekdaelen is in ontwikkeling naar zelforganiserende teams. Ook het team DIV, bestaande uit 10 medewerkers, ontwikkelt zich naar zelforganisatie.

 

Ten tweede staan wij voor de uitdaging om de transitie inhoudelijk waar te maken. Enkele belangrijke projecten zijn:

•Stapsgewijs toepassen van ‘Substitutie’ in de gehele organisatie;

•Gebruiken van digitale handtekening in processen;

•Invoeren van nieuw kwaliteitscontrolesysteem;

•Digitaliseren van bouwdossiers;

•KPI’s op de archiefvoering;

•Overbrengen van analoge archieven en tegelijk inkrimpen van 3 naar 2 fysieke locaties en in de verdere toekomst mogelijk zelfs naar 1. 

 

Wat ga je doen?

Wij zoeken een senior collega die samen de kar gaat trekken met een focus op het digitale deel van de taken. Die de projectenkalender èn ontwikkelkalender mede kan vormgeven en (laten) uitvoeren. Zodanig dat het team iedere dag haar rol, blijvend en steeds vollediger digitaal de verantwoordelijkheid voor het centrale archiefbeheer binnen de gemeente kan invullen en ontwikkelen.

 

Meer specifiek geldt:

•Je bent vraagbaak en klankbord op het gebied van (vooral) digitaal en analoog archiefbeheer voor je collega’s van team DIV;

•Je initieert beleid en projecten en weet dit ook tot uitvoering te brengen en dit te bewaken;

•Je bent sparringspartner voor het management en de vakafdelingen van de organisatie. Je kunt de uitdagingen duidelijk overbrengen en je partners aanspreken op resultaat;

 

•Je verbindt informatiebeheer en archiefbeheer met de totale gemeentelijke informatievoorziening en informatieprocessen en doet verbetervoorstellen. Je ziet de samenhang tussen processen.

•Je voert samen met de medewerkers DIV het archiefbeleid uit.

•Het team is verantwoordlijk voor kwaliteitszorg. Dit doen jullie volgens het principe continu verbeteren en ervaringsleren;

•Je bent mede verantwoordelijk voor het overbrengen van archief, het (laten) vervaardigen van archiefinventarissen en het interpreteren en toepassen van de (digitale) selectielijst binnen de context van zaakgericht werken.

•Je vertegenwoordigt de gemeente in (regionale) overleggen en samenwerkingen. Je weet je netwerk te onderhouden.

•Je bent contactpersoon voor de Archiefinspecteur en zorgt ervoor dat de gemeente voldoet aan de eisen van het Interbestuurlijk Toezicht, de Archiefwet 1995 en andere wettelijke regelingen.

 

Wat breng je mee?

•Je bent een voorloper op het gebied van digitale informatievoorziening en archiefbeheer;

•Je denkt in oplossingen en mogelijkheden. En die mogen best anders of  nieuw zijn; Daarbij ben je proactief en zelfsturend;

•Je bent communicatief sterk. Vanuit je expertrol ben je in staat collega’s en bestuur mee te nemen, ook bij tegengestelde belangen. Je adviseert en geeft collega’s feedback;

•Je bent klantgericht, analytisch en kwaliteitsgericht.

•Je hebt kennis van wet- en regelgeving op het gebied van de zorg voor archieven en kunt deze kennis toepassen;

•Je hebt minimaal een HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur met kennis van Informatiebeheer, archiefbeheer en digitalisering;

•Ervaring met Informatiebeheer en zaakgericht werken bij een gemeente is een zeer sterke pré, bijna een noodzakelijkheid.

•Kennis van Decos JOIN en Squit is mooi meegenomen.

•Heb je ervaring met agile werken en continu verbeteren? (BPI, Lean) Laat dat ook vooral even weten.

•Bovenal ben je ook gewoon een loyale fijne collega.

 

Wat bieden wij?

Een drukke en uitdagende functie binnen een organisatie en binnen een team in verandering. Veel verantwoordelijkheid en ruimte voor hoe je de functie invult. Samen met je naaste collega’s.


De functie is gewaardeerd op schaal 9. Dit betekent dat je maximaal

€ 4.048 bruto per maand kunt verdienen bij een fulltime dienstverband.

Beekdaelen volgt de CAO Gemeenten en biedt daarmee een eigentijds pakket aan arbeidsvoorwaarden (waaronder een keuzebudget van 17,05%).

 

Wat je nog meer moet weten

Voor inhoudelijke informatie over de functie kun je contact opnemen met Yvonne Kusters via 088 – 450 2000 y.kusters@beekdaelen.nl. Met vragen over de  sollicitatieprocedure kun je terecht bij Alice Gerards via a.gerards@beekdaelen.nl.

Op www.beekdaelen.nl vind je meer informatie over onze organisatie.

 

Ja! Ik ben overtuigd!

Schrijf dan een motivatie bij je CV en dien deze digitaal in via www.igom.nl,  uiterlijk op 1 november 2020

 

Je ontvangt voor 15 november 2020 bericht over jouw sollicitatie.

Competenties

Ondernemingszin
Zelfstandigheid
Klantgerichtheid
Omgevingsbewustzijn
Samenwerken
Kwaliteitsgerichtheid
Resultaatgerichtheid

Bijlagen

Acquisitie

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Sollicitatieformulier

Heb je een account op IGOM?
en solliciteer eenvoudig met jouw ePortfolio.

Persoonsgegevens

Aanhef*
Dhr. Mevr.
*
*
*
*

Motivatiebrief*

Ik wil een motivatiebrief schrijven
Ik wil een motivatiebrief als bijlage toevoegen

Curriculum vitae*

Bijlage(n)

Hoe heb je deze vacature gevonden? *
(Vul onderstaand veld in)
Controlecode *
captcha code

Herhaal de 2 codes. Let op het gebruik van grote en kleine letters.

Voorwaarden van de website